3 pessoas, reunidas para discutir sobre a transformação digital em sua empresa com o software da PD Sistemas

Transformação digital: saiba como iniciar na sua empresa

“A administração do futuro será digital ou simplesmente não existirá.” Este pode bem parecer um prognóstico exagerado ou sensacionalista, mas realmente não é o caso.

Nos últimos anos, a tecnologia tem dominado cada aspecto de nossas vidas – a forma como nos relacionamos, como nos informamos, como consumimos e como trabalhamos. Afinal, você consegue imaginar passar uma semana inteira sem um smartphone ou sem acesso à internet? No mundo dos negócios, essa centralidade também está cada vez mais evidente e quem não se adequar à nova realidade tecnológica simplesmente estará fadado à extinção. De fato, nos dias de hoje, a perenidade está em grande parte atrelada à capacidade de adaptação ao “admirável mundo novo”, fazendo uso do que de melhor ele tem para oferecer.

 

Vejamos dois exemplos:

Mesmo em um cenário de crise econômica, o e-commerce, ou seja, o comércio via internet cresceu 12% no Brasil e faturou R$ 53,2 bilhões em 2018. Alguns dos grandes varejistas reportaram crescimento acima da média, mas também houve espaço para entradas de pequenos e médios players. Ou seja, vender por outros canais que não seja o da transação física tem sido um diferencial competitivo para muitos negócios de todos os portes e segmentos, garantindo a sobrevida mesmo em um contexto econômico desfavorável.

Mas as oportunidade e vantagens não se limitam ao setor de vendas. Pense, por exemplo, nas pilhas de papéis que atolam gavetas e armários nos diversos departamentos de uma empresa, consumindo não só espaço, mas também tempo. Calcula-se que, em um único mês, o Brasil consuma 800 mil toneladas de papel e que as despesas com material de escritório e custos de impressão são mais de 15% do faturamento de uma empresa de pequeno ou médio porte. As atuais ferramentas de gestão de documentos e processos eletrônicos permitem eliminar quase 100% dessa papelada inútil, dando, assim, muito mais agilidade aos trâmites internos e reduzindo custos.

Acabamos de descrever dois exemplos do que tem sido chamado “transformação digital”. De forma resumida, trata-se de uma reestruturação nos processos de empresas de modo a incorporar os benefícios da cultura digital, com o objetivo de melhorar algum aspecto antes executado de forma analógica ou mais rudimentar.

Pensando na inquestionável importância deste tema, hoje apresentamos uma série de dicas para quem está pensando em embarcar na jornada rumo à transformação digital. Continue a leitura e saiba mais!

 

O que é a transformação digital?

Talvez agora, depois de ler a Introdução deste artigo, você esteja pensando: “bom, minha empresa já tem uma conta no Instagram, e eu já pago os boletos pelo aplicativo. Isso quer dizer que meu negócio já passou pela transformação digital e agora não preciso fazer mais nada”.

Bom, não é bem assim. Quando falamos em “transformação digital” referimos a uma mudança mais estrutural. Não se trata apenas de migrar para a tecnologia, ou seja, de fazer de modo tecnológico algo que antes se fazia de forma manual ou tradicional. Trata-se de saber gerir essas inovações de modo a ganhar vantagem competitiva.

Para além disso, é preciso ter em mente duas coisas fundamentais:

A jornada digital não se limita a um só setor, o de vendas ou de produção, por exemplo. Ela deve ser pensada como um processo transversal, passível de ser incorporado em quase todos os setores da empresa – do RH ao departamento de marketing. No fundo, a fórmula é simples: onde quer que a tecnologia signifique uma vantagem ela deverá estar presente;

O processo de inovação deve ser contínuo. Afinal, novas soluções surgem a todo momento no mercado e é preciso estar atento, acompanhar as mudanças e nunca estagnar.

 

Quais as principais vantagens da transformação digital?

Como já vimos no caso do e-commerce citado anteriormente, a transformação digital representa uma melhoria substancial nos serviços oferecidos ao público-alvo da empresa. As tarefas podem ser também executadas de uma forma muito mais ágil e com substancial economia de recursos, como vimos no “adeus à papelada” conseguido com a migração de processos físicos para os processos inteiramente digitais.

A transformação digital proporciona ainda uma série de outras vantagens para as organizações, tais como:

Automação de processos, que se tornam, assim, mais rápidos e padronizados;
– Aumento da produtividade da equipe, que ganha mais tempo livre para se dedicar a assuntos mais complexos ou que exigem criatividade;
– Acesso mais rápido às informações;
– Mais eficiência na comunicação;
– Mais eficiência no uso dos dados internos;
–  Maior controle e fiscalização nos processos da empresa;
– Vantagem competitiva em vários ramos de negócios.

 

O que é preciso ter em mente ao aderir à transformação digital?

Se você ficou empolgado com as vantagens listadas até aqui, veja a seguir algumas dicas do que considerar ao aderir à transformação digital.

 

#1 Tenha máxima atenção à fase de transição

A automação de processos é um dos principais atrativos oferecidos pela transformação digital. Contudo, é preciso planejar cada etapa da transição para evitar problemas e até mesmo períodos improdutivos, devido a situações inesperadas.

Se, por exemplo, o setor de RH está migrando para um programa de cadastro e gestão da vida funcional dos colaboradores, é preciso reservar tempo para treinar a equipe, fazer testes, ter um plano B em caso de queda do sistema, entre outras ações.

 

# 2 Envolva a sua equipe

A resistência à novidade é algo muito comum no ser humano. Para evitar esse problema, uma boa dica é, desde o início, envolver os colaboradores no processo e explicar claramente as vantagens advindas das mudanças.

Além disso, ao iniciar a jornada digital de forma monocrática e isoladamente, você corre o risco de perder insights valiosos que advêm dos processos coletivos. Certamente, quem vive o dia a dia da sua empresa tem sugestões importantes para uma fase de transição mais tranquila ou até mesmo para o pós-implementação. Mantenha sempre um canal de comunicação aberto com toda a equipe.

 

#3 Mude de mentalidade

A transformação digital também envolve uma mudança de mentalidades. De fato, não se trata apenas de abandonar determinados processos para aderir a outros que, certamente, melhorarão os resultados da empresa.

A ideia central é não ficar preso a modelos obsoletos de gestão, de mercado e de produtos, é não ter medo de arriscar, é não ficar parado no tempo. No fundo, é entender que a segurança e a estabilidade num mundo que muda tão vertiginosamente são, na verdade, uma ameaça à perenidade dos negócios.

 

E a sua empresa, já está pronta para se transformar digitalmente?

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