Reunião de planejamento anual em uma empresa

Planejamento anual de negócios em cinco dicas

Na famosa obra de Lewis Carrol “Alice no País das Maravilhas”, a certo momento a protagonista e o gato de Cheshire travam o seguinte diálogo:

“- Você poderia me dizer, por favor, qual caminho eu devo seguir?

‘Isso depende muito de para onde você quer ir,’ disse o Gato.

‘Eu não me importo muito para onde’ – disse Alice.

‘Então não importa qual caminho você segue’ – disse o Gato.”

Ou seja, por outras palavras, podemos dizer todos os caminhos estão potencialmente errados se você não sabe aonde quer chegar. Por isso, um dos grandes desafios das empresas modernas é precisamente estabelecer metas e, a partir disso, definir os percursos necessários para alcançá-las. Isso envolve planejamento – e, sim, sem ele não há sucesso.

Pensando nisso, neste artigo, mostramos que com um bom planejamento anual é possível administrar este universo entrópico que se tornou o mundo dos negócios atualmente. Além disso, você confere neste post cinco ações que juntas formam um guia prático para elaborar o planejamento anual da sua empresa e estar mais preparado para seguir o caminho que a levará ao sucesso.

 

#1 Antecipe-se ao futuro

Esta é, sem dúvida, uma das dicas mais importantes quando se fala em planejamento.

Note que planejar não é apenas decidir o que fazer, passo a passo, para chegar aonde se deseja; é também identificar e estabelecer estratégias alternativas caso algumas coisas no percurso não acabem por acontecer conforme o esperado. Planejamento é, portanto, sinônimo de estar bem preparado para o que der e vier, é saber exatamente que rumo tomar em todas as situações, inclusive as inesperadas.

Inicialmente, pode parecer que há um contrassenso nessa ideia de estar preparado para acontecimentos que são bastantes imprevisíveis, especialmente em um mundo tecnológico, repleto de mudanças a um ritmo frenético como é o nosso. Mas tenha em mente que a futurologia aplicada ao mundo dos negócios é uma realidade. Não se trata, claro, de algo esotérico, envolvendo astrologia ou quiromancia. Atualmente, é, sim, possível prever com um elevado grau de confiança as mudanças que acontecerão em cada ramo de negócios.

Isso é feito com base nas evidências do presente, em estudos de tendências e dados estatísticos. Prever o que poderá acontecer no futuro envolve conhecer profundamente o mercado de atuação, a concorrência e os clientes. Por isso, especialistas recomendam que os gestores estejam sempre atualizados — por meio de livros, jornais, revistas e canais que falem sobre suas áreas de atuação ou mesmo por meio de pesquisas internas conduzidas pela própria empresa.

Portanto, antecipar as situações e os possíveis cenários do futuro, mesmo que seja com uma noção mais ou menos exata, é a nossa primeira dica para começar o seu planejamento anual.

 

#2 Tome como base o desempenho do ano anterior

Para saber qual o caminho a ser seguido, é lógico que teremos que saber de onde partimos.

Sendo assim, outra importante dica é tomar como base o desempenho da empresa no ano anterior. Isso pode ser feito com uma análise do planejamento do último exercício (se ele existir) ou com base em indicadores e estatísticas internas.

Esse diagnóstico determinará o rumo a ser tomado no próximo planejamento. Nesta etapa, responda a perguntas como: as metas foram atingidas?, que problemas surgiram?, o que aprendemos com eles?, o que poderíamos ter feito para evitá-los?, o que precisa ser mudado?

 

#3 Estabeleça metas e objetivos mensuráveis

Com base na revisão do desempenho do ano anterior, é possível estabelecer novas metas – idealmente, ainda mais ambiciosas.

Privilegie metas que podem ser mensuráveis em termos objetivos – ex.: em vez de “melhorar o atendimento ao cliente”, prefira algo como “aumentar em 30% o índice de satisfação dos clientes, aferido por meio de pesquisa de satisfação”. A diferença entre ambas é evidente – no primeiro caso, temos uma formulação vaga e subjetiva para expressar uma meta que provavelmente nunca saberíamos se foi atingida de ou não.

Estabeleça ainda uma hierarquia para as metas – pense em objetivos centrais, completares, globais e individuais. Por exemplo, imagine uma companhia aérea regional cujo objetivo central para determinado ano seja passar a operar voos internacionais. Os objetivos intermediários representam as diferentes etapas que levam ao objetivo central. Eles dão aos gestores a ideia do que fazer em curto prazo – por exemplo, no caso dessa empresa área, os objetivos intermediários seriam, entre outros, buscar certificações internacionais, como a IOSA, e diversificar a frota de aviões.

 

#4 Determine um cronograma para as ações

O tempo é dinheiro – sim, não poderíamos deixar de referir o lugar-comum mor de todos os lugares comuns do mundo empresarial. Isso porque, de fato, ele expressa uma verdade universal.

Sendo assim, estabeleça um cronograma para cada uma das ações planejadas e siga-o à risca.

Uma dica prática é criar um calendário interno para o acompanhamento do desempenho. Algumas empresas, por exemplo, dividem o ano em quatro trimestres e avaliam, ao fim de cada um, os resultados alcançados.

 

#5 Defina um orçamento realista

O planejamento anual é também sinônimo de investimento. Se sabemos aonde queremos chegar e o que fazer para que isso aconteça, temos que dispor dos meios para investir na infraestrutura ou nos recursos humanos necessários.

Ter uma ideia realista das despesas de cada etapa é crucial. Coloque tudo na ponta do lápis. Avalie as despesas do ano anterior, a saúde financeira no momento atual e as linhas de crédito disponíveis para o que se pretende fazer. O planejamento ajuda a poupar no presente, de modo a ter provisões para as despesas que ainda serão incorridas, incluindo as obrigações tributárias. Por exemplo, retomemos o caso da empresa aérea que almejava comercializar voos internacionais. A gestão deve determinar os custos de cada etapa: quais serão as despesas incorridas com treinamentos, novos softwares de check-in e check-out, aumento da frota, etc.

Como vimos, o planejamento anual é um instrumento exequível, que ajuda a empresa a encontrar o caminho certo e a não se desviar nele.

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PD Sistemas

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