Dois homens com duas pranchetas em um estoque

Os principais erros da gestão de estoque

Gestão de estoque. Hoje vamos falar de um aspecto da vida das empresas frequentemente negligenciado – e precisamente por isso vamos abordá-lo pela perspectiva dos seus principais erros. De fato, embora a saúde financeira de uma organização dependa também de um adequado gerenciamento dos seus recursos materiais e não apenas de um bom volume de vendas, a verdade é que, muitas vezes, por desconhecimento, os gestores acabam se descuidando desse aspecto dos negócios.

No Brasil, a cada 100 produtos, dez não estão nas prateleiras dos supermercados, segundo uma pesquisa realizada em 2018 pela empresa Neogrid/Nielsen, que entrevistou 10 mil estabelecimentos de todo o país. Por outras palavras, a cada dez produtos de uma mera lista de supermercado, um não é encontrado – e isso significa menos dinheirinho entrando no caixa das empresas. Além disso,  reflete a falta de uma gestão adequada, o que é frequentemente apontado como uma das principais razões para a elevada taxa de mortalidade dos negócios – cf., por exemplo, a pesquisa do Sebrae  “Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros cinco anos de vida”.

No varejo, para retomarmos o exemplo citado pela pesquisa, o estoque tem uma influência direta nas compras de qualquer empresa. Quando ela realiza compras em excesso, corre o risco de perda de validade ou de os produtos ficarem parados nas prateleiras; por outro lado, se não estoca o suficiente, há risco de perda de vendas. Quando existe um controle de estoque eficiente, o gestor consegue identificar os produtos que têm maior saída e, portanto, merecem mais investimento. A empresa deve acompanhar as vendas para identificar os produtos que saem mais e também os que não vendem tanto. Assim, estratégias como liquidações para esses produtos menos populares podem ser desenvolvidas.

Com esse breve resumo, podemos entender por que a gestão de estoque é de suma importância. Mas, vamos lá: quais são, afinal de contas, os principais erros cometidos nessa área? A PD Sistemas destrinchou os pecados capitais da gestão de estoque e apresenta-os em seguida. Continue a leitura para se certificar de que a sua empresa passa longe dessas práticas.

  1. Não ligar para a sazonalidade

Quando falamos em gestão de estoque, é essencial compreender que alguns produtos devem ser categorizados de diferentes formas, segundo diferentes critérios.  Um desses critérios é a sazonalidade – palavra que remete a períodos específicos do ano, como as estações do ano (primavera, verão, outono, inverno), feriados nacionais e datas comemorativas. É importante ter em mente que certos itens são mais procurados certas alturas ou datas específicas do ano – saber aproveitar essas datas e saber quanto estocar é essencial para um bom desempenho nas vendas.

Vamos considerar um exemplo banal: ovos de Páscoa. Eles não são consumidos o ano todo, mas batem recordes de venda entre os meses de março e abril. Uma boa gestão de estoque deve considerar a altura específica de quando começar a oferecer tais produtos nas prateleiras, a quantidade para estocar de modo a atender a demanda, a quantidade de cada tipo ou marca e o período de retirada do produto.

Para isso, claro, é preciso conhecer os hábitos de consumo da sua região e estar sempre atento a mudanças no comportamento do consumidor. Um exemplo da importância disso podemos encontrar na comercialização do panetone. Até alguns anos atrás, este era um produto sazonal, encontrado quase exclusivamente na época natalina. Com o passar dos anos, o comércio foi percebendo que o cliente consumia o panetone não apenas no Natal, respondendo bem à presença dele nas prateleiras nos meses seguintes. O produto foi ficando e hoje é cada vez mais comum encontrá-lo fora dos meses de novembro e dezembro.

A dica é nunca deixar de estar atento à demanda específica de celebrações como Ano Novo, Carnaval e Páscoa, datas como Dias das Mães e Dias dos Namorados e estações do ano.

  1. Não negociar prazos com os fornecedores

Para vender bem, é preciso comprar bem. Por isso, os fornecedores são peça importante para o sucesso da gestão do estoque. O ideal é manter um estoque que atenda bem ao seu cliente e que ainda esteja em harmonia com as possibilidades de investimento e de pagamento da sua empresa. É essencial, assim, manter uma boa relação com os fornecedores – e tudo começa, claro, na escolha desse parceiro comercial. Segundo o Sebrae, um bom fornecedor deve:

– Cumprir prazos;

– Ter preços competitivos;

– Oferecer boas condições comerciais;

– Oferecer bom nível de atendimento (por exemplo, é fácil entrar em contato, demora para receber resposta?);

– Ter flexibilidade para demandas inesperadas;

– Ter uma boa velocidade de entrega.

Essas características serão meio caminho andado na hora de negociar. Para qualquer tipo de negociação ou barganha, é importante demonstrar ao fornecedor como pode ser vantajoso vender para a sua empresa. Sabemos que as grandes superfícies têm a vantagem de poder comprar em grandes quantidades, mas vender para pequenos negócios dá capilaridade aos produtos, o que também é vantajoso para os fornecedores. Tenha em mãos informações como estatísticas de venda, desempenho por produto e número de vendas diárias realizadas. Argumente e negocie prazos, descontos e até a venda em consignação.

Nesse último caso, é importante analisar se vale a pena ocupar parte do seu depósito com determinado item. Faz também parte da gestão do estoque considerar que todo armazenamento gera custo, mesmo que não se tenha desembolsado nenhum valor para a compra de determinado produto.

  1. Não se antecipar a mudanças na demanda

Para compreendermos o impacto deste erro para os negócios, basta pensarmos nas lojas de roupa. À medida que o ano decorre, a procura por roupas da espaça passada tende a cair. Por isso, as lojas realizam promoções, antes da chegada do novo estoque – é uma forma de se antecipar à demanda, prevendo mudanças no padrão de consumo.

Desse modo, é preciso estar atento às modas, às tendências de crescimento no consumo de dado item, de modo a oferecê-lo aos clientes antes da concorrência. Outro exemplo recente. Em julho de 2019, a Assembleia Legislativa de São Paulo aprovou uma medida que proíbe o fornecimento de canudos de material plástico nos estabelecimentos comerciais de todo o estado. Outras localidades pelo país afora fizeram o mesmo.

Isso gerou uma demanda imediata por alternativas aos canudos convencionais; consequentemente, explodiram as vendas de canudos sustentáveis, feitos de inox, que podem ser carregados na bolsa ou na mochila. Alguns estabelecimentos aumentaram o faturamento em até 100% – antenados, eles souberam se antecipar à demanda e oferecer o que os consumidores queriam.

 

  1. Não priorizar produtos que expiram antes

Este é um erro que envolve um princípio tão intuitivo que chega a ser inaceitável que alguns gestores não se atentem a isso. Produtos com prazo de validade inferior devem ser comercializados primeiro, antes de serem substituídos por produtos de prazo maior.

Para dar vazão aos produtos que expiram primeiro, uma estratégia é, por exemplo, colocá-los na frente nas gôndolas e prateleiras ou enviá-los primeiro nas entregas. Também pode-se recorrer a promoções e descontos ao vendê-los. Defina uma data limite – digamos, um ou dois meses de antecedência –  para começar a comercializar com preço reduzido.

De modo a não cometer este erro, é essencial manter um controle dos prazos de validade dos produtos. Um software específico, um sistema Enterprise Resource Planning (ERP Planejamento de Recursos Empresariais), pode ajudar você nessa e em outras tarefas. Esse programa automatiza os processos relacionados à gestão de estoque, com destaque para o registro e o monitoramento dos produtos. Curioso para saber mais? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo a evitar os quatro erros que mostramos no artigo de hoje.

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PD Sistemas – Gestão de Resultados

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