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O que você precisa saber antes de escolher ou trocar o seu software de Gestão?

O ERP, sigla para “Enterprise Resource Planning”, é um software de gestão que gerencia o trabalho administrativo e operacional de uma empresa. Ele faz isso de forma integrada e abrangente, garantindo um melhor planejamento dos negócios, controle de gastos e otimização de processos. Todos esses são fatores chave que definem a longevidade de uma empresa.

As estatísticas mostram precisamente isso. Segundo dados de um estudo da consultoria IDC (International Data Corporation), as organizações que utilizam um ERP adequado às suas necessidades apresentam um crescimento 35% mais rápido e uma produtividade 10% superior, em comparação com as empresas que não o fazem.

Por isso mesmo, não é surpresa que as empresas brasileiras venham investindo cada vez mais em softwares de gestão. Cerca de 44% das 4 mil organizações entrevistadas em um levantamento do Portal ERP disseram que pretendiam investir na melhoria de seus processos com o uso do ERP. Nos novos empreendimentos, esses sistemas ajudam a lidar com as rotinas gerenciais e legais de empresas que começam a dar os primeiros passos. Naquelas com mais tempo de mercado, eles dão sustentação à expansão dos negócios.

Compreende-se, assim, que escolher ou trocar um software de gestão representa uma das decisões mais importantes para as empresas atualmente. Trata-se de um recurso estratégico que terá impacto direto no sucesso e na condução dos negócios. Por esse motivo, é importante se atentar a algumas recomendações importantes.

Pensando nisso, neste post, primeiro listamos as principais vantagens de adquirir um ERP. Em seguida, reunimos algumas dicas que mostram aquilo que você precisa saber antes de escolher ou trocar esse software. Vem com a gente!

 

O que esperar de um software de gestão?

Vejamos, a seguir, algumas vantagens esperadas com a implementação de um ERP.

– Aumento de receitas/lucro;

– Melhor percepção e controle sobre a empresa, o que facilita a tomada de decisões;

– Organização do fluxo de informações;

– Padronização e otimização de processos;

– Melhorias na gestão de caixas;

– Redução de estoques;

Redução de pessoal;

– Indicadores de performance em tempo real;

– Aumento da produtividade;

– Redução de erros.

 

#1 Comece por definir objetivos

O que a sua empresa espera de um ERP? Quais as áreas e os departamentos que deverão fazer uso dele? Você dispõe de tempo e recursos para treinamentos? Quais são as suas necessidades atuais? Qual o seu orçamento para este investimento? Se você já tem um ERP, por que razão(ões) deseja mudar?

Comece por listar os objetivos que deverão ser alcançados com um software de gestão. É importante também classificar quais são as suas expectativas e mensurar o retorno financeiro esperado. Caso você já tenha um sistema, avalie quais aspectos precisam ser melhorados e os problemas que precisam ser solucionados.

Por exemplo, imagine que o ERP de que você precisa será implementado em diversos departamentos. Se tempo e recursos para capitar os funcionários nesse sistema estão escassos, é importante levar em conta o critério usabilidade para se certificar de que você estará escolhendo uma solução intuitiva e “user friendly”.

 

#2 Faça uma pesquisa de mercado

É importante ter informações atualizadas sobre o mercado de sistemas ERP e conhecer as funcionalidades recém-lançadas antes de tomar a sua decisão. Esse primeiro passo é o momento para tirar dúvidas, pesquisar sobre os diferentes modelos, informar-se sobre as terminologias da área.

Embora existam inúmeros fornecedores de ERP, apenas uma pequena parcela tem a capacidade técnica necessária para atender às necessidades dos usuários com excelência e prestar a assistência técnica necessária. Pesquise sobre a reputação desses fornecedores, por exemplo, em sites de reclamações contra empresas. Nessa pesquisa, dê prioridade a aspectos como tempo de mercado, qualidade do suporte técnico, valores praticados e governança corporativa do fornecedor.

Nesta segunda etapa, lembre-se de não priorizar apenas o fator preço na hora da escolha. A qualidade do software, do suporte e a própria reputação do fornecedor são aspectos que devem ser levados em conta para que você, em vez de adquirir uma solução, não acabe levando para dentro da empresa um problema.

 

#3 Faça um “test drive”

Para se certificar de que o seu sistema de ERP realmente atende às suas necessidades, levantadas no primeiro passo, é importante conhecer como ele funciona na prática.

Peça um “test drive”, uma espécie de demonstração ao vivo do sistema. Esse é o momento para verificar usabilidade, esclarecer dúvidas e fundamentar melhor a sua decisão. Faça perguntas assertivas, focando em escalabilidade, suporte técnico, flexibilidade e possibilidade de customização. Se possível, no momento dessa demonstração, faça com os mais diversos atores da empresa estejam presentes – não só diretores, acionistas, supervisores e gerentes de TI, mas também usuários importantes do sistema no dia a dia. Todos devem poder opinar e expressar as suas impressões.

 

#4 Planeje passo a passo a implementação do ERP

Antes de fechar qualquer negócio, é importante ter um plano estratégico com um passo a passo para a implementação do ERP. Leve em consideração aspectos práticos para uma transição suave em caso de troca de sistemas ou para uma adoção sem percalços.

Nesse plano, inclua uma fase de testes. Planeje também os treinamentos – não se esqueça de colocar todos os custos em uma planilha. Serão necessários mais equipamentos? Coloque tudo na ponta do lápis. Por fim, reveja processos internos, levando em conta os impactos advindos dessa nova aquisição.

Quer ajuda para encontrar o software de gestão ideal para a sua empresa? A PD Sistemas está aqui para prestar atendimento personalizado. Entre em contato conosco para uma avaliação agora mesmo!

Até o próximo post!

PD Sistemas – Gestão de Resultados 

 

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