Homem Trabalhador do armazém em hoverboard

Gestão de estoque e de compras: Saiba como a tecnologia pode ajudar!

Um dos principais pesadelos de qualquer gestor é se deparar com a ausência de um produto em estoque durante uma demanda de venda. Dependendo do tipo de negócio e produto, isso significa venda perdida na certa – o cliente entrará na porta da concorrência ao lado e comprará o produto desejado lá.

Esse prejuízo que referimos representa uma das possíveis consequências de uma má gestão de compras e de estoque. O objetivo dessa gestão é atingir um equilíbrio entre duas situações antagônicas: por um lado, manter o estoque em níveis suficientes para atender a súbitos aumentos de demanda no mercado e, por outro, considerar que manter material parado por muito tempo resulta em aumento de custos.

É a partir da identificação do que há em estoque que as compras serão definidas, procurando manter a melhor relação custo-benefício ao adquirir produtos ou matérias-primas. Quais produtos precisam ser comprados, qual o tamanho da demanda e quando devem estar disponíveis? Essas são as três principais perguntas a serem bem respondidas, de modo a alcançar uma relação de equilíbrio entre estoque e compras. O que se pretende, assim, é comprar de modo a ter o menor estoque possível, mas fazer isso sem deixar possíveis consumidores ou parceiros na mão. Parece complexo – e é!

Por isso, no post de hoje, nós falamos sobre estoques e compras e explicamos como se estabelece uma intricada relação entre ambos. Além disso, mostramos como as empresas podem tornar a gestão dessas duas dimensões algo muito mais rigoroso e objetivo.

Quer ver só? Vem com a gente!

 

Gestão de estoque e compras: qual é a relação?

A gestão de estoque e a gestão de compras estão intimamente relacionadas – afinal, as empresas compram em função dos estoques, e mantêm estoques para vender.

Obter um equilíbrio nas operações desses dois setores significa que adquirir produtos considerando as necessidades de cada negócio, de acordo com a prioridade e capacidade do estoque. Se o time de compras não garantir insumos ou produtos de forma tempestiva, as vendas (ou a produção, dependendo do caso) serão afetadas. Do mesmo modo, se a gestão de estoque falhar – ou seja, se comprarmos além da capacidade de armazenamento – pode não haver espaço físico para os materiais.

Como dissemos de início, todas essas falhas redundam em prejuízos, seja por perda de vendas, seja por sobrecarga dos estoques. A gestão precisa, portanto, unificar essas duas áreas, de modo a otimizar a infraestrutura e os recursos da empresa, garantir a entrega aos clientes e atingir os resultados esperados para as metas internas estabelecidas pela Alta Administração.

Ninguém está aqui dizendo que isso tudo é tarefa fácil não.

É difícil, por exemplo, prever com precisão os pedidos de cada mês, pois é comum haver variações. Mas é preciso antecipar altas de demanda e estar preparado para surpresas, respondendo de maneira ágil a elas.

Além disso, a partir de uma compra vultosa, com preços atrativos, é possível lançar uma boa promoção ou campanha de vendas. Com uma boa negociação de prazo com os fornecedores, é possível dar fôlego ao fluxo de caixa e oferecer condições de pagamento flexíveis na venda. Mas isso tudo só é possível se houver uma boa gestão do estoque.

Portanto, gestão de compras e gestão de estoque são coisas que devem caminhar juntas.

A reposição de estoques é o caminho

De um lado, temos que “produto no estoque é dinheiro parado”. De outro, “se o produto não está disponível ele não é vendido”. Como conciliar esses dois princípios aparentemente irreconciliáveis?

 

Vejamos algumas dicas de ouro:

Escolha a forma de gestão adequada: Cada negócio tem particularidades. Então, você precisa escolher um modo de gestão que mais de adeque à sua realidade.

Por exemplo, recentemente falamos aqui no blog do cross docking. Neste sistema de distribuição, também chamado de “operação de tombo”, a mercadoria recebida em um centro de distribuição é imediatamente remanejada de um veículo para outro, sem que passe obrigatoriamente pela armazenagem em um depósito.

Essa metodologia vem conquistando cada vez mais empresas porque dispensa uma estrutura física mais robusta, com prédios e armazéns para estocagem temporária de produtos em trânsito. Isso permite à empresa ter mais folga para gerir a armazenagem dos produtos que ainda não vendeu.

Estoque mínimo: A empresa define uma quantidade mínima que deseja ter em estoque. Essa é uma boa alternativa se a empresa precisa otimizar os custos.

Estoque máximo: Essa é uma boa opção para quem trabalha com alta rotatividade de produtos, e precisa manter alta a disponibilidade deles. Por outro lado, não é a opção mais indicada para produtos que sofrem alterações constantes de preço.

Dias de estoque: Trata-se de uma das fórmulas mais utilizadas e com maior assertividade. Na prática, o gestor define o período que quer ter de estoque disponível, sempre com base no seu histórico de vendas e/ou consumo. Para isso, é essencial considerar o “lead time” do seu fornecedor – ou seja, o tempo que o produto demora para sair do fornecedor e entrar na sua empresa.

Prepare-se para o inesperado: Esse é um dos aspectos mais difíceis de gerir quando se trata de compras e estoque. Uma possibilidade é adotar como base o consumo médio dos últimos dias ou meses ou o período do ano anterior, mas sempre ficar de olho na conjuntura, de modo a tentar prever altas nas demandas e se adiantar a elas – em suma, é ter sempre um plano B na manga.

 

A importância de automação os processos

Automatizar processos é sinônimo de ganhos operacionais em qualquer área de negócios. Mas esses ganhos são particularmente visíveis na gestão de compras e estoques. Hoje, é muito difícil conseguir resultados nessas duas dimensões sem contar com a ajuda da automatização.

Imagine gerir um mix de produtos muito grande, analisando item por item? Com um sistema especializado, você pode automatizar a gestão e a análise, deixando apenas a responsabilidade da aprovação das compras sob a responsabilidade de um gestor. Isso poupa muito tempo e permite concentrar esforços em aspectos mais estratégicos.

O sistema especializado a que nos referimos é o ERP (Enterprise Resource Planning). Trata-se de uma ferramenta estratégica que otimiza os processos de gestão e injeta inteligência e assertividade aos negócios. Basicamente, ele é o melhor amigo do comprador, na busca pela eficiência operacional, e do gestor de estoques, na busca pela otimização da infraestrutura e custos de armazenagem. Uma das suas vantagens é a possibilidade de integração da gestão.

 

Vejamos um exemplo na prática.

Quando uma venda acontece, um pedido é inserido pelo time comercial no sistema. Isso vira uma demanda na área de suprimentos e uma baixa de estoque, que, dependendo do caso, pode gerar uma demanda de produção na fábrica. No caso de uma produção, temos o desdobramento para a área de Planejamento e Controle da Produção. Esta vai planejar a execução e se comunica com o chão de fábrica para operacionalizar a produção, incluindo o provimento dos insumos necessários (compras).

Agora imagine gerir de forma isolada todas essas dimensões do negócio, que estão interligadas na realidade? Difícil, né?

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Por hoje, é tudo. Até o próximo post!

PD Sistemas – Gestão de Resultados

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