Pessoas trabalhando em escritório

Como um ERP ajuda na organização do Backoffice?

Para que o cliente fique satisfeito ao adquirir um produto ou serviço, é muito importante que o backoffice funcione em sua totalidade. Apesar de ser um termo pouco conhecido, ele é fundamental para que a sua empresa continue operando da melhor maneira.

E você sabe o que é backoffice? Ele é altamente relevante para o bom funcionamento de várias tarefas em uma empresa, por isso, vamos abordar nesse post esclarecer qual sua importância e porque deve estar presente em seu ERP. Continue a leitura e descubra!

O que é Backoffice?

Backoffice é uma palavra em inglês que podemos traduzir como “retaguarda administrativa”. Isso significa que o backoffice são as operações realizadas fora da vista do cliente, mas que são fundamentais para que uma venda seja concluída com excelência.

Em suma, o cliente não tem ideia de que tarefas estão sendo realizadas durante o processo de compra que ele está vendo, já que são atividades “ocultas” ao consumidor.

Além disso, dependendo do tipo de produto ou serviço e o meio que está sendo realizado a venda, o backoffice pode envolver diversos setores administrativos e até operacionais. Isso tudo para que o produto ou serviço seja entregue com o melhor resultado para o cliente, no menor tempo possível.

Como o Backoffice funciona?

O principal objetivo do backoffice é apoiar os setores da empresa, sem que o cliente perceba que exista uma atividade sendo realizada durante a sua jornada de compra até a entrega do produto.

Desta forma, o backoffice realiza tarefas de forma oculta do cliente, como por exemplo, verificar se existe produto em estoque para ser vendido em um e-commerce, evitando assim problemas de insatisfação do consumidor por não receber algo que comprou.

Assim, para que o cliente fique satisfeito, o backoffice deve ser o mais otimizado possível, evitando que aconteçam imprevistos, elevando a taxa de sucesso de uma operação comercial.

A importância do Backoffice

Agora que sabemos que o backoffice são todas as tarefas realizadas sem que o cliente esteja ciente delas, é necessário definir qual a importância para seu negócio ter ou não backoffice organizado e otimizado.

Por ser responsável por realizar atividade de forma otimizada e “por baixo do pano”, o backoffice deve sempre estar funcionando em perfeita sintonia com todos os processos que o cliente está em contato direto.

Isso garante que o tempo de venda seja encurtado, aumentando a eficiência do processo e entregando mais produtos com a mesma quantidade de recursos “visto” pelo cliente.

Quando o backoffice não funciona corretamente ou não está implantando, tarefas simples como consulta de estoque de um produto se tornam lentas. Isso acaba causando, em muitos casos, problemas de vendas além das capacidades, como por exemplo o famoso overbooking (agendamentos além do número de lugares) em passagens áreas ou produtos sendo vendido que o estoque físico foi zerado na venda anterior.

E no ERP, qual a diferença em ter backoffice

Todo o ERP tem função de otimizar os processos administrativos de forma a melhorar o gerenciamento de todas as atividades de uma empresa. Com o backoffice, essa otimização é elevada a um outro patamar.

Já que diversas tarefas são realizadas constantemente sem que seja necessário interferência dos operadores do sistema, como atualizações de toda base de dados e compartilhamento de informações para uma integração entre os setores da empresa.

Com o backoffice, algumas atividades podem ser antecipadas, permitindo ganho de tempo e elevação da eficiência, gerando melhores entregas. Um exemplo dessa antecipação, são as previsões que o sistema gera conforme vai sendo alimentado com informações operacionais, como possível falta de produtos no estoque ou necessidade de tempo extra para transporte.

Além disso, com o backoffice, as relações com cliente e até fornecedores são mais ágeis, tendo um número muito maior de satisfação para todos os lados envolvidos em uma operação de venda.

Indicadores

Uma função que pode agilizar muito os processos de seu negócio com o uso de backoffice, são os indicadores de forma automatizada. O backoffice ao receber os dados, organiza de maneira otimizada e inclusive pode gerar previsões para aumentar lucro e evitar prejuízos, bem como insatisfações de clientes.

Custos

Fazendo uso de ERP com backoffice, além de ter melhores indicadores, também é reduzido significativamente os custos operacionais, já que o tempo para realizar tarefas de retaguarda ficam a cargo do ERP.

Isso elimina também a necessidade de ter uma estrutura maior que a necessária, podendo direcionar melhor os recursos operacionais e financeiros da empresa para as tarefas que demandam maior atenção ao cliente e ao produto, que não podem ser feitas pelo ERP, como atendimento ao cliente.

Integração de setores

Um dos principais custos em operações de todos os portes, é a integração entre os setores responsáveis por toda operacionalização da empresa para efetivar uma venda e realizar a entrega do produto ou serviço. Isso se deve a necessidade de reproduzir diversas informações entre os diversos setores de forma rápida e adaptada.

Com o backoffice em no ERP, essa tarefa fica muito mais rápida e fácil, sendo feita quase que instantaneamente, já com as correções e ajustes necessários ao setor de destino das informações, sem que o operador que iniciou o processo precise interferir ou saber ajustar os dados que ele coletou para o próximo setor.

Além disso, algumas informações podem ficar disponíveis em tempo real, possibilitando que o processo seguinte já esteja pré-disposto ao atendimento mais eficiente.

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Estamos sempre atentos ao que há de mais moderno no âmbito da gestão empresarial. Tenho certeza de que podemos ajudar muito a sua empresa!

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