Reunião de empresa em home office

Como manter os colaboradores engajados mesmo trabalhando em home office

A partir de março de 2020, o trabalho em casa ou “home office” foi uma estratégia adotada por 46% das empresas brasileiras durante a pandemia, segundo a “Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise Covid-19”, da Fundação Instituto de Administração (FIA).

Outras pesquisas falam em números bem mais altos. De acordo com a pesquisa FIA Employee Experience (FEEx), 90% das empresas aderiram a alguma modalidade de trabalho remoto. Ou seja, quem tinha a possibilidade de executar suas tarefas à distância, passou a fazer algo que antes era a exceção.

Seja qual for a percentagem real, o certo é o que home office parece que veio para ficar em muitas empresas. Elas afirmam que, mesmo quando a Covid-19 estiver controlada e a vacinação tiver atingido a ampla maioria da população, o trabalho à distância poderá continuar.

Isso porque as equipes relatam altos índices de satisfação com a mudança, e as empresas não contabilizaram perdas em produtividade – em alguns casos, houve inclusive aumento nesse quesito, o que se combinou com redução de custos.  

De todo modo, esse novo modelo tem desafios adicionais. Em longo prazo, uma preocupação é: como manter as equipes engajadas, motivadas e alinhadas à filosofia da empresa na ausência das trocas sociais proporcionadas pelo ambiente de trabalho convencional?

Neste post, tentamos responder a essa questão, apresentando dicas voltadas para a gestão de pessoas em uma realidade de distanciamento social prolongado.

Vem com que a gente!

 

#1 Conheça a sua equipe

O home office pode não ser o modelo adequado para todos os colaboradores. De fato, não é saudável generalizar a eficácia do modelo, pois há casos e casos. Algumas pessoas precisam mais do contato com os membros da equipe; outras não conseguem se concentrar longe do espaço presencial do trabalho, seja porque não têm a estrutura adequada para isso ou porque têm um perfil mais gregário e sociável.

Sendo assim, o melhor é conhecer a sua equipe para, a partir disso, traçar estratégias e acompanhamentos, de acordo com os perfis identificados. Conduzir pesquisas internas visando a esse diagnóstico é uma excelente ideia – há inclusive programas que facilitam muito essa tarefa.

É importante referir que existe sempre a possibilidade de adotar um modelo híbrido – alguns dias em casa, alguns dias no escritório. Essa pode ser uma boa opção para muita gente.

 

#2 Certifique-se de que as equipes têm estrutura adequada para o trabalho

Sim, é importante que os gestores se certifiquem de que os funcionários têm estruturas minimamente adequadas para o trabalho à distância. Falamos desde aspectos como uma Internet com velocidade razoável, equipamentos e móveis adequados (hardware e software) até materiais de escrita e telefone.

Nem todas as pessoas possuem super escritórios ou locais adaptados para realizar as tarefas. E em parte a produtividade laboral depende, sim, de uma boa estrutura.

Liste materiais e ferramentas necessárias e certifique-se que o colaborador tem acesso ao que é preciso para o bom desenvolvimento de suas funções. Você pode inclusive fazer uma pesquisa formal para ter um levantamento mais confiável.

 

#3 Fique de olho na saúde mental da sua equipe

Além de dar suporte à estrutura física para o trabalho, é importante que os gestores também se atentem para a saúde dos colaboradores, seja física ou mental. Nem todos nós respondemos bem a períodos longos de isolamento, e talvez algumas pessoas simplesmente prefiram o trabalho presencial.

É preciso ficar de olho e, sobretudo, manter um canal de comunicação aberto para que as equipes possam relatar como se sentem e, a partir disso, os gestores possam estudar as medidas cabíveis.

Além disso, se o home office exige muito tempo sentado na mesma posição, instrua o funcionário a fazer algum tipo de ginástica laboral, tal como acontece muitas vezes no trabalho presencial. Parcerias com planos de saúde ou com plataformas ou profissionais de esportes e exercícios à distância são outras iniciativas a serem consideradas.

 

#4 Melhora a sua comunicação interna

Se a comunicação interna é importante em regimes normais de trabalho, em que se olham olho no olho e se sentam ao lado umas das outras, no home office, ela passa a ser questão absolutamente central para o bom andamento das atividades.

Tenha em mente: a comunicação deve ser constante e por múltiplos canais. As instruções devem ser dadas de forma e sucinta. Quando falamos em “múltiplos canais” queremos sugerir que você amplie os canais de comunicação. Grupos de WhatsApp, e-mails, newsletters internos, boletins informativos, aplicativos ou sistemas internos com disparos de mensagens para todos os colaboradores com informações importantes são alguns exemplos de possíveis iniciativas.

É preciso que todos saibam sobre o que está acontecendo na empresa e mantenham a proximidade das rotinas – isso influencia o engajamento e a produtividade e passa necessariamente por uma boa comunicação.

 

#5 Faça reuniões periódicas

Se o colaborador se sente sozinho ou abandonado, ele tende a se desmotivar para o cumprimento de suas metas de trabalho. É preciso haver integração, mesmo no regime à distância. Além disso, por não saberem sobre as atividades de outros colegas, as equipes podem deixar escapar boas ideias ou – o que é tão ruim quanto – podem chegar a situações de retrabalho.

As reuniões são momentos ainda mais importantes no modelo de trabalho à distância. Elas são a oportunidade de troca de ideias, de alinhamento de práticas, de exposição de dificuldades e problemas – afinal, juntos, todos pensamos melhor. Defina um calendário para que elas aconteçam, seja a distância seja presencialmente, estabeleça uma duração máxima e divulgue uma pauta para dar objetividade à condução do encontro.

As reuniões individuais com as chefias imediatas de cada colaborador também são importantes e não devem ser descartadas.

 

#6 Estabeleça metas concretas e dê feedbacks

No home office, mais do nunca, é preciso trabalhar com metas concretas e com sistemas de aferição de desempenho. Estabeleça essas metas, estabeleça um modo de aferi-las e partilhe isso tudo com as suas equipes.

Tão importante quanto esses passos é dar feedbacks claros sobre a performance de cada membro da equipe. Erros e acertos devem ser comunicados de uma forma transparente para que o colaborador saiba o que é esperado dele, o que está indo bem e o que precisa mudar.

Para que esses feedbacks sejam passados de uma forma responsável e respeitosa, é preciso que haja uma comunicação clara e que o colaborador também tenha oportunidade para falar e expor suas dificuldades ou pontos positivos.

Como vimos, as mudanças que vieram para ficar trazem vantagens inegáveis, mas também desafios para gestores e colaboradores. Se pudéssemos resumir todas as dicas em uma só diríamos que, mais do nunca, é preciso manter um espírito flexível, capaz de se adaptar à medida que as novas situações vão surgindo. Não se esqueça: a todo tempo os procedimentos podem e devem ser revistos.

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Até o próximo post!

PD Sistemas – Gestão de Resultados

 

 

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