Adeque sua empresa ao e-Social e evite penalidades

O “e-Social” é o nome abreviado dado ao “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, iniciativa do Governo Federal instituída pelo Decreto n.º 8373/2014 e fruto dos trabalhos conjuntos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho.

O e-Social é o nome abreviado dado ao “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, iniciativa do Governo Federal instituída pelo Decreto n.º 8373/2014 e fruto dos trabalhos conjuntos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho.

Com o “e” de “eletrônico” à frente de “Social”, essa designação resume as características-chave do programa: o registro e a transmissão online de dados sociais dos trabalhadores brasileiros, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O objetivo, basicamente, é facilitar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos oficiais e desburocratizar a vida das empresas. 

Para organizar a transição ao sistema, o Comitê Gestor organizou um calendário com todos os prazos a serem respeitados por empresas e órgãos públicos. Por si só, o e-Social não aplica multas para as empresas. Contudo, a obrigatoriedade da prestação de informações online aumentará o risco de penalizações, uma vez que a fiscalização será simplificada e todas as informações ficarão concentradas no Ambiente Nacional Virtual. Assim, a expectativa é que a lei seja cumprida muito mais rapidamente. Para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos e ao fato de que as empresas terão menos tempo para enviar os dados de seus trabalhadores à Receita e a outros órgãos.

Pensando nisso, reunimos neste post tudo o que você precisa saber sobre o e-Social para a sua empresa estar preparado e evitar multas e problemas desnecessários. Continue a leitura e saiba mais!

 

Quem está obrigado ao e-Social?

Ótima pergunta para começo de conversa! A resposta nos mostra que o e-Social abrange um amplo leque de possíveis usuários. De fato, todo aquele que contratar prestador de serviço, seja pessoa física ou jurídica, e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica está obrigado a enviar as informações decorrentes desse fato por meio do e-Social. Assim, dos empregadores de pessoa física às empresas com milhões em faturamento, todos utilizarão esse sistema de forma unificada.

O link para o sistema é este: https://login.esocial.gov.br/login.aspx. As entidades que se enquadrarem no rol de obrigados ao e-Social deverão fazer o cadastro. Para realizar a Qualificação Cadastral e providenciar o acesso, é só seguir orientações na página do portal do eSocial.

 

O que é importante saber sobre o e-Social?

Conforme já adiantamos, há um prazo de adequação ao e-Social, que varia consoante as características de cada empresa – órgãos e empresas públicas também estão incluídos.  Assim, a partir desse sistema, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão todas as suas informações registradas no e-Social.

Gradativamente, teremos a substituição de 15 obrigações legais relativas aos trabalhadores do país, que serão processadas no tal ambiente único que referimos anteriormente. Tais informações dizem respeito, por exemplo, ao Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e à própria Carteira de Trabalho e Previdência Social. A lista completa está disponível no item 4 deste endereço do portal e-Social: http://portal.esocial.gov.br/institucional/conheca-o.

No Decreto n.º 8373/2014, é referido que um dos objetivos do novo sistema é “eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas”. Na prática, isso significa que a partir de agora com uma única declaração, todas as quatro entidades do governo –  Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho – receberão todos os dados trabalhistas de uma só vez, em vez de receberem inúmeras obrigações diferentes que continham os mesmos dados. A vantagem é que o processo fica mais ágil e menos sujeito a erros.

Segundo o calendário publicado em outubro do ano passado no Diário Oficial da União, foi estabelecido um cronograma com diferentes prazos de adequação ao sistema, considerando critérios como o faturamento das empresas e o tipo de atividades a que se dedicam. Tais critérios originaram quatro grupos diferentes. Veja abaixo.

 

Quais são os quatro grupos de entidades do e-Social?

Grupo 01

• Empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.

Grupo 02

• Demais empresas com CNPJ exceto simples nacional (posição 07/2018) e empresas dos grupos 1, 3 e 4.

Grupo 03

• Empregadores de pessoa física, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4.

Grupo 04

• Administrações Públicas e organizações internacionais.

Para cada um desses grupos, há ações e prazos diferentes. Por exemplo, para entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, a substituição da guia de recolhimento para contribuições previdenciárias é o próximo mês de abril deste ano.

 

Quais são os quatro grupos de eventos e-Social?

As ações previstas estão organizadas em uma lista detalhada do que chamamos de “eventos”.  Há quatro tipos deles: iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos. Cada um agrupa ações específicas. Os eventos iniciais, por exemplo, estão relacionados à identificação do empregador e ao fornecimento de dados básicos sobre classificação fiscal e a estrutura administrativa. Inclui, por exemplo, o cadastro de todos os servidores.

Os eventos periódicos são aqueles que têm uma periodicidade definida, como folha de pagamento e contribuições previdenciárias, que ocorrem mês a mês. Uma lista completa dos eventos pode ser encontrada aqui.

 

E agora, se a minha empresa perder prazos do eSocial?

Se a sua empresa perder os prazos para adequação ao e-Social, estará, sim, sujeita a multas porque naturalmente estrará infringindo a lei vigente, conforme referimos de início. Então, não há alternativa a não ser estar atento e cumprir com as obrigações.

Por exemplo, todas as alterações de contrato e cadastros de dados de servidores deverão estar atualizadas – desde o número do CPF, até endereço e sobrenome de casado (se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto ou desatualizado em relação ao de casado, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização). Sempre que houver uma modificação no contrato de trabalho, isso também deverá ser repassado para o sistema. A multa por descumprimento pode chegar a R$ 600,00 por empregado.

Conforme ficou claro, o e-Social representa um esforço de racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações trabalhistas no Brasil e pode, de fato, desburocratizar significativamente a vida da sua empresa, reduzindo a papelada. Por outro lado, exige um real esforço de adequação por parte das entidades obrigadas. Esteja atento, prepare a sua equipe e evite multas e problemas!

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PD Sistemas

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