Planejamento e organização são aspectos muito importantes da rotina de qualquer empresa, em qualquer ramo de negócio.

Isso se torna evidente quando pensamos no e-Social, o “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas” criado pelo Governo Federal em 2014 e atualmente em plena fase de implantação. Para que as organizações não enfrentem nenhum problema e não venham a pagar multas, é necessário que elas estejam preparadas e desenvolvam um cronograma de atividades até a vigência completa do novo sistema.

Pensando nessa necessidade, nos nossos últimos posts aqui no blog, temos abordado o que de mais importante a sua empresa precisa saber sobre o e-Social.

No artigo de hoje, apresentamos um “resumão” das mudanças que estão em curso com a resposta a algumas perguntas chave sobre o sistema.
Continue a leitura e fique por dentro!

 

Como implantar o eSocial?

Em termos práticos, para implementar o eSocial em uma empresa, o primeiro passo é proceder ao cadastramento de todos os funcionários responsáveis, por meio do registro das informações no portal Dataprev.

Deverão ser informados dados como nome completo, data de nascimento, número do CPF e número do NIS. Automaticamente, a plataforma vai informar se os dados informados estão de acordo com os que constam nos registros oficiais. Caso os dados não batam, a empresa deverá providenciar a regularização dessas informações. Por exemplo, se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto ou desatualizado em relação ao de casado, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, do Banco do Brasil ou dos Correios e efetuar a devida regularização.

Após essa primeira etapa, o próximo passo é realizar a conferências das informações cadastrais da empresa – nomeadamente em relação às rubricas de folha de pagamento, regime tributário e classificação no eSocial.

O terceiro passo é a integração. Isso irá requerer um sistema de gestão integrado, que permita a partilha das informações dos setores jurídico, de departamento de recursos humanos, financeiro, comercial, contábil e fiscal. Com esse sistema, as informações poderão ser enviadas automaticamente ao eSocial.

 

Quais são as obrigações remetidas pelo eSocial?

O eSocial vai integrar a informação de 15 diferentes obrigações trabalhistas. Veja quais são elas na lista a seguir:

1.Guia da Previdência Social.

2.Folha de pagamento.

3.Quadro de horário de trabalho.

4.Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) — informação que ajuda a controlar as demissões e admissões de empregados contratados pelo regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

5.Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

6.Livro de Registro de Empregados (LRE).

7.Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).

8.Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

9.Comunicação de Dispensa (CD).

10.Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

11.Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

12.Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

13.Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

14.Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

15.Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

 

Quais são os prazos vindouros?

Segundo o calendário publicado em outubro do ano passado no Diário Oficial da União, foi estabelecido um cronograma com diferentes prazos de adequação ao sistema, considerando critérios como o faturamento das empresas e o tipo de atividades a que se . Esses critérios que resultaram na definição de quatro grupos de empresas: empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016 (grupo 1); demais empresas com CNPJ, exceto simples nacional (posição 07/2018) (grupo 2); empregadores de pessoa física, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4 (grupo 3); e administração pública (grupo 4).

Para cada um desses grupos, há ações e prazos diferentes.

O prazo para cadastro no e-Social aproxima-se para as empresas optantes pelo Simples Nacional (grupo 3). Elas devem realizar o cadastramento no novo sistema até o dia 9 de abril de 2019. Esse terceiro grupo também é integrado por empregadores pessoas físicas (exceto domésticos), produtores rurais pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos.

Em janeiro deste ano, essas empresas já deveriam ter prestado as informações relativas aos órgãos e às pessoas físicas, ou seja, já deveriam ter procedido aos cadastros dos empregadores e tabelas. No próximo mês de abril, estes entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores tais como admissões, afastamentos e desligamentos.

Abaixo, preparamos um resumo dos eventos mais importantes para cada grupo.

GRUPO 1:

Agosto de 2019 – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Circular CAIXA n.º 843/2019)

Julho de 2019 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de Segurança e Saúde no Trabalho (SST)

 

GRUPO 2:

Abril de 2019 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias

Agosto de 2019 – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Circular CAIXA n.º 843/2019)

Janeiro de 2020 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

 

GRUPO 3:

10/04/2019 – Informações relativas aos seus servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos

10/07/2019 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Outubro de 2019 – Substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)

Julho de 2020 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

 

GRUPO 4:

Janeiro de 2020 – Apenas informações relativas aos órgãos e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

Haverá resoluções específicas, que ainda serão publicadas, informando sobre os prazos específicos das demais fases para o grupo 4.

Janeiro de 2021 – Na última fase para o grupo 4, deverão ser enviados os dados de Segurança e Saúde no Trabalho (SST)

Para as empresas, o eSocial representa, de fato, um desafio. Esteja atento aos prazos e aos eventos vindouros e planeje as atividades com antecedência.

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PD Sistemas

O “e-Social” é o nome abreviado dado ao “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, iniciativa do Governo Federal instituída pelo Decreto n.º 8373/2014 e fruto dos trabalhos conjuntos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho.

O e-Social é o nome abreviado dado ao “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, iniciativa do Governo Federal instituída pelo Decreto n.º 8373/2014 e fruto dos trabalhos conjuntos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho.

Com o “e” de “eletrônico” à frente de “Social”, essa designação resume as características-chave do programa: o registro e a transmissão online de dados sociais dos trabalhadores brasileiros, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O objetivo, basicamente, é facilitar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos oficiais e desburocratizar a vida das empresas. 

Para organizar a transição ao sistema, o Comitê Gestor organizou um calendário com todos os prazos a serem respeitados por empresas e órgãos públicos. Por si só, o e-Social não aplica multas para as empresas. Contudo, a obrigatoriedade da prestação de informações online aumentará o risco de penalizações, uma vez que a fiscalização será simplificada e todas as informações ficarão concentradas no Ambiente Nacional Virtual. Assim, a expectativa é que a lei seja cumprida muito mais rapidamente. Para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos e ao fato de que as empresas terão menos tempo para enviar os dados de seus trabalhadores à Receita e a outros órgãos.

Pensando nisso, reunimos neste post tudo o que você precisa saber sobre o e-Social para a sua empresa estar preparado e evitar multas e problemas desnecessários. Continue a leitura e saiba mais!

 

Quem está obrigado ao e-Social?

Ótima pergunta para começo de conversa! A resposta nos mostra que o e-Social abrange um amplo leque de possíveis usuários. De fato, todo aquele que contratar prestador de serviço, seja pessoa física ou jurídica, e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica está obrigado a enviar as informações decorrentes desse fato por meio do e-Social. Assim, dos empregadores de pessoa física às empresas com milhões em faturamento, todos utilizarão esse sistema de forma unificada.

O link para o sistema é este: https://login.esocial.gov.br/login.aspx. As entidades que se enquadrarem no rol de obrigados ao e-Social deverão fazer o cadastro. Para realizar a Qualificação Cadastral e providenciar o acesso, é só seguir orientações na página do portal do eSocial.

 

O que é importante saber sobre o e-Social?

Conforme já adiantamos, há um prazo de adequação ao e-Social, que varia consoante as características de cada empresa – órgãos e empresas públicas também estão incluídos.  Assim, a partir desse sistema, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão todas as suas informações registradas no e-Social.

Gradativamente, teremos a substituição de 15 obrigações legais relativas aos trabalhadores do país, que serão processadas no tal ambiente único que referimos anteriormente. Tais informações dizem respeito, por exemplo, ao Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e à própria Carteira de Trabalho e Previdência Social. A lista completa está disponível no item 4 deste endereço do portal e-Social: http://portal.esocial.gov.br/institucional/conheca-o.

No Decreto n.º 8373/2014, é referido que um dos objetivos do novo sistema é “eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas”. Na prática, isso significa que a partir de agora com uma única declaração, todas as quatro entidades do governo –  Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho – receberão todos os dados trabalhistas de uma só vez, em vez de receberem inúmeras obrigações diferentes que continham os mesmos dados. A vantagem é que o processo fica mais ágil e menos sujeito a erros.

Segundo o calendário publicado em outubro do ano passado no Diário Oficial da União, foi estabelecido um cronograma com diferentes prazos de adequação ao sistema, considerando critérios como o faturamento das empresas e o tipo de atividades a que se dedicam. Tais critérios originaram quatro grupos diferentes. Veja abaixo.

 

Quais são os quatro grupos de entidades do e-Social?

Grupo 01

• Empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.

Grupo 02

• Demais empresas com CNPJ exceto simples nacional (posição 07/2018) e empresas dos grupos 1, 3 e 4.

Grupo 03

• Empregadores de pessoa física, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4.

Grupo 04

• Administrações Públicas e organizações internacionais.

Para cada um desses grupos, há ações e prazos diferentes. Por exemplo, para entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, a substituição da guia de recolhimento para contribuições previdenciárias é o próximo mês de abril deste ano.

 

Quais são os quatro grupos de eventos e-Social?

As ações previstas estão organizadas em uma lista detalhada do que chamamos de “eventos”.  Há quatro tipos deles: iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos. Cada um agrupa ações específicas. Os eventos iniciais, por exemplo, estão relacionados à identificação do empregador e ao fornecimento de dados básicos sobre classificação fiscal e a estrutura administrativa. Inclui, por exemplo, o cadastro de todos os servidores.

Os eventos periódicos são aqueles que têm uma periodicidade definida, como folha de pagamento e contribuições previdenciárias, que ocorrem mês a mês. Uma lista completa dos eventos pode ser encontrada aqui.

 

E agora, se a minha empresa perder prazos do eSocial?

Se a sua empresa perder os prazos para adequação ao e-Social, estará, sim, sujeita a multas porque naturalmente estrará infringindo a lei vigente, conforme referimos de início. Então, não há alternativa a não ser estar atento e cumprir com as obrigações.

Por exemplo, todas as alterações de contrato e cadastros de dados de servidores deverão estar atualizadas – desde o número do CPF, até endereço e sobrenome de casado (se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto ou desatualizado em relação ao de casado, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização). Sempre que houver uma modificação no contrato de trabalho, isso também deverá ser repassado para o sistema. A multa por descumprimento pode chegar a R$ 600,00 por empregado.

Conforme ficou claro, o e-Social representa um esforço de racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações trabalhistas no Brasil e pode, de fato, desburocratizar significativamente a vida da sua empresa, reduzindo a papelada. Por outro lado, exige um real esforço de adequação por parte das entidades obrigadas. Esteja atento, prepare a sua equipe e evite multas e problemas!

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